Tietosuojaselosteessa selostetaan Agora Legal Oy:n (Agora) käyttämät menetelmät henkilötietojen käsittelyssä ja hankinnassa, näiden tietojen mahdolliset käyttötarkoitukset ja niiden säilytys sekä määritellään sinun oikeutesi liittyen Agoralle antamiisi henkilötietoihin. Tavoitteemme tälle Tietosuojaselosteelle on esittää selkeä ja ymmärrettävä selvitys säilytettävien tietojen luonteesta ja niiden turvallisista säilytystavoista rekisterissämme.

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia henkilöä koskevia tietoja, joiden perusteella kyseinen henkilö voidaan tunnistaa. Huolehdimme henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä yksityisyyttäsi kunnioittaen tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Päivitämme tietosuojaselostetta toimintamme kehittyessä ja lainsäädännön sitä vaatiessa.

Viimeisin päivitys heinäkuussa 2024.

Rekisterinpitäjä

Agora Legal Oy
Y-tunnus: 3398891-6
Postiosoite: Hietaniementie 6, 02160 Espoo, Suomi
Sähköposti: info@agoralegal.fi
Puhelin: +358 40 96 42045

Tietosuoja-asioista Agora Legalilla vastaa Jenna Kajava (jenna.kajava@agoralegal.fi).

Rekisterin nimi

Agora Legal Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

Mitä varten ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme ja yhteisömme jäsenten sekä muiden sidosryhmien tietoja osana asiakassuhteiden hoitoon liittyviä velvoitteitamme, suunnatun markkinoinnin yhteydessä ja asiakassuhteita hoitaessamme. Käsittelymme perustuu ensisijaisesti suostumukseesi, lakiin, sekä oikeutettuun etuumme viestiä palveluistamme ja markkinoida niitä. Pääasiallisia henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:

Lakipalveluiden ja konsultointipalveluiden välittäminen ja niihin liittyvien asiakassuhteiden hoitaminen.
Käsittelyperusteina ovat erityisesti sopimuksen täyttäminen ja valmistelu, lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja oikeutettu etumme.

Rekisteröityneiden jäsenten tunnistaminen ja palveleminen.
Osa palveluistamme on käytettävissä alustalla yhteisöömme rekisteröidyille jäsenille ja muille rekisteröityneille asiakkaille. Käsittelyperusteina ovat erityisesti sopimuksen täyttäminen ja valmistelu ja oikeutettu etumme.

Markkinointi ja asiakasviestintä.
Etsimme jatkuvasti uusia jäseniä yhteisöömme ja asiakkaita palvelullemme. Markkinoimme digitaalisissa kanavissa, kuten sosiaalisessa mediassa ja hakukoneissa. Voimme kerätä henkilötietoja tätä käyttötarkoitusta varten. Markkinointi voi lisäksi sisältää automaattista päätöksentekoa ja profilointia. Käsittelyperusteina on erityisesti oikeutettu etumme, joltain osin mahdollisesti myös suostumus.

Alustan kehittäminen.
Alustamme tekee lakipalveluiden käytöstä saavutettavaa ja yhdistää juristeja toistensa kanssa. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja liikeidean mukaisten palvelujen kehittämiseksi. Käsittelyperusteina on erityisesti oikeutettu etumme.

Lakisääteiset velvoitteet.
Käsittelemme henkilötietoja myös lakisääteisten ja oikeudellisten velvoitteiden, kuten kirjanpidon ja verotuksen, täyttämiseksi.

Mitä tietojasi käsittelemme?

• Tietojen käsittelyn yhteydessä voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• nimi (mukaan lukien entiset nimet), yhteystiedot (esimerkiksi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, LinkedIn-tiedot)

• henkilötunnus tai syntymäaika

• kansalaisuustunnukset ja profiilit sosiaalisen median palveluissa

• työ- tai palvelussuhteeseen liittyvät tiedot tiedot (esimerkiksi organisaatio, tehtävänimike)

• koulutustiedot

• tieto asemasta yhtiön asemasta yhtiön johdossa tai hallituksen jäsenyydestä

• omistus- ja sidostiedot

• liiketoimia koskevat tiedot

• laskutustiedot

• muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
  
  

Käsittelemme rekisterissämme olevia henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

• henkilön tunnistaminen ja henkilöllisyyden todentaminen

• asiakkaan edustajan toimintavaltuuden varmistaminen

• asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitaminen ja viestintä

• laskutus ja kirjanpito.
  
  

Tiedot keräämme sinulta ja edustajaltasi, julkisista rekistereistä kuten yhdistys-, säätiö- tai kaupparekisteristä, viranomaisilta ja julkisista lähteistä, kuten internetistä, sosiaalisen median palvelujen kautta sekä seurantatyökalulla osana mahdollista asiakkaan tuntemisprosessia ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, viranomaisrekistereistä, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin ne ovat tarpeen toimintamme ja tietojen käyttötarpeen kannalta tai kuten välisemme sopimus taikka laki vaatii. Säilytysajat voivat vaihdella käyttötarkoituksesta, lainmukaisesta käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen. Rekisteröityjä palvelun käyttäjiä koskevat rekisteröitymistiedot säilytetään niin kauan, kuin käyttäjät ovat rekisteröityneet palveluun. Päivitämme ja poistamme käyttämättömiä ja vanhentuneita tietoja säännöllisesti.

Tietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme lähtökohtaisesti luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille tai EU:n taikka ETA:n ulkopuolelle, mutta koska henkilötietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa ja erityisesti pilvipohjaisissa palveluissa, saattavat jotkut palveluntarjoajistamme sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen ja tarvittaessa käytämme Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita ja täydentäviä suojatoimia.

Jos soveltuva lainsäädäntö tai jokin meihin kohdistuva viranomaisvelvoite edellyttää tietojen luovuttamista, tutkimme pyynnön aina tapauskohtaisesti ja arvioimme luovutuksen lainmukaisuuden. Jos olemme erikseen niin sopineet, saatamme luovuttaa tietojasi kolmannelle osapuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä vaalimme luottamusta, tietojen saatavuutta ja eheyttä sekä oikeuksiesi toteutumista kaikissa tilanteissa.

Tietojasi säilytetään pääasiassa sähköisessä muodossa ja niiden käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun tietoja säilytetään internet-palvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Huolehdimme, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Oikeutesi

Sinulle on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietosi ja vaatia mahdollisen virheellisten tietojen korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Lisäksi sinulla on halutessasi oikeus pyytää tietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella esimerkiksi silloin, kun lähetämme uutiskirjeen tai kutsun tilaisuuteemme, jonka oletamme kiinnostavan sinua. Mikäli haluat tarkistaa sinusta tallennetut tiedot ja vaatia niihin oikaisua tai poistaa taikka rajoittaa tietojesi käsittelyä, lähetä siitä meille yksilöity kirjallinen pyyntö info@agoralegal.fi. Voimme tarvittaessa pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.